Conceptos clave en la implementación del sistema de vigilancia e inteligencia

A la hora de llevar la teoría a la práctica relacionada con la vigilancia tecnológica y la inteligencia competitiva no hay que perder nunca de vista que el proceso debe responder a la estrategia de una organización y los sistemas son válidos si sirven a las personas y no al revés. 

Por ello, hay que tratar de hacer sencillo el ciclo de vigilancia tecnológica, desarrollándolo paso a paso, primando los esfuerzos de análisis frente a los de recopilación de información y trabajando por implicar a todas las personas de la organización.

En esta línea, es fundamental partir de un autodiagnóstico de la situación de partida y determinar una estrategia, que será desglosada en objetivos generales, metas particulares, tareas, plazos y recursos, incluyendo además mecanismos de evaluación y análisis de las desviaciones posibles. 

Despliegue de los contenidos del Sistema de vigilancia e inteligencia: 
Tras el módulo anterior, donde se detallaron una a una las etapas generales del ciclo de vigilancia tecnológica y sus principales tareas asociadas, es importante atender a una serie de elementos clave en la reflexión colectiva que una organización ha de emprender para poner en marcha un sistema de vigilancia e inteligencia. Estos son: 

• Las fuentes de información. 
• Las personas involucradas. 
• Las orientaciones para el análisis. 
• Los resultados esperados. 
• La distribución de tareas. 

Autodiagnóstico de vigilancia e inteligencia:

Para comenzar a implementar un Sistema de vigilancia e inteligencia debemos evaluar la situación de partida de la organización y detectar los eslabones más débiles de la cadena de valor. Esta misión es la del autodiagnóstico de vigilancia tecnológica e inteligencia competitiva. 

Existen diversos tipos, y de manera general evalúan los pasos del ciclo de vigilancia e inteligencia, estudiando aspectos como: 

1. Estilo de gestión y cultura de la información: Si sabemos las cuestiones que debe vigilar sistemáticamente nuestra organización.
2. Conocimiento y acceso a fuentes de información: Si conocemos las fuentes de información que más valor aportan a nuestra organización. 
3. Explotación sistemática de las fuentes de información. 
4. Evaluación y análisis de la información: En qué medida se analizan, procesan, chequean, etc. las informaciones obtenidas. 
5. Difusión de la información: Si tenemos circuitos, procedimientos, herramientas, etc. para compartir la información de un modo establecido. 
6. Hábitos del uso de la información para la toma de decisiones: En qué medida la dirección exige tener la última información antes de las reuniones en las que se van a tomar decisiones.

En el siguiente enlace podrá conocer un modelo de autoevaluación sobre la práctica de vigilancia tecnológica, creado por la empresa CDE Inteligencia: Autodiagnóstico de vigilancia e inteligencia.

Factor Crítico de Vigilancia (FCV):
En la anterior lección definimos qué era un factor crítico de vigilancia y su relevancia en el proceso de gestión del ciclo de vigilancia tecnológica en su conjunto. 

Desde un punto de vista operativo, los FCV se refieren a los objetivos de vigilancia, y se trata de: 

• Cuestiones externas e independientes a la organización, cuya evolución es fluctuante y afecta de modo crítico a la competitividad de la misma. 
• Son inherentes a cada actividad de la organización.
• Dependen de la estrategia. 
• Varían con el tiempo. 
• Pueden ir acompañados de indicadores, descriptores, palabras clave, prioridad, horizonte temporal, etc.

Estos factores, fuera del control de la organización, dependerán de la estrategia de ésta y del entorno competitivo. A su vez, los podríamos clasificar para una mejor descripción en FCV: 

• Tecnología
• Mercado
• Legislación
• Evolución económica
• Factores socio-demográficos
• Otros

Para el establecimiento de estos factores, deberíamos atender a la respuesta de una serie de preguntas que encontraremos en la propia organización tales como:

• ¿Qué es crítico para mi despliegue estratégico?
• ¿Cuán importante es este factor crítico para mi organización?
• ¿Es coyuntural o sostenido?

A través de esta serie de preguntas y su clasificación podremos aplicar un mejor tratamiento a cada Factor Crítico de Vigilancia. 

Además, desde una perspectiva anglosajona, estos factores críticos de vigilancia se denominan Key Intelligence Topics (KIT) y pueden ser de diversa índole, como por ejemplo referidos a cuestiones estratégicas para las organizaciones, señales tempranas o actores clave.

Roles en el Sistema de vigilancia e inteligencia: 
Para que un sistema de vigilancia e inteligencia funcione eficientemente es fundamental atender a la organización gestión de las personas que lo integran.

El equipo humano dependerá de las características de cada empresa, especialmente del tamaño y recursos económicos destinados. Así, pueden encontrarse diferentes roles como: 

• Animador/dinamizador o responsable del sistema: es la figura clave, el responsable último del procedimiento. Se ocupa de que el sistema funcione, de que se articulen correctamente todos los recursos y de velar por el logro de los resultados esperados.  
• Decisores: es el cliente, el que explota los resultados del sistema. 
• Captadores: aquellos que están en contacto con personas clave (servicio técnico, comerciales, etc.). 
• Expertos: aquellos que evalúan, interpretan las información y ayudan a extraer conclusiones. 
• Informáticos: aquellos que gestionan y mantienen el sistema informático utilizado.  
• Otros. 

Todos los roles son importantes y están relacionados entre sí.  

Resultados del Sistema de vigilnacia e inteligencia:

Para obtener resultados próximos a lo esperado en la estrategia, es importante atender a los siguientes aspectos: 

• Información validada y clasificada: 
  • Trazabilidad: quién dijo qué y cuándo, cómo lo captamos. 
  • Identificación de fuentes de información estratégica. 
• Conocimiento compartido y actualizado sobre el entorno competitivo: 
  • Fichas: pueden ser de competidores, tecnologías, potenciales socios, líderes, clientes, tendencias, etc. 
• Histórico de boletines: 
  • Comunicación interna en la empresa. 
  • Difusión selectiva dentro y fuera de la empresa. 
• Cartera de ideas, oportunidades, proyectos puntuados y priorizados. 

Recomendaciones finales para la implementación del Sistema de vigilancia e inteligencia:

Es recomendable que los pasos generales a dar para implementar un sistema de vigilancia e inteligencia sean: 

1. Implicación de la dirección. 
2. Definir equipo de colaboradores. 
3. Nombrar personas participantes y sus roles. 
4. Diagnosticar la situación de partida. 
5. Definir plazos, presupuesto y objetivos de mejora. 
6. Definir el procedimiento de VT-IC atendiendo al ciclo de vigilancia tecnológica.
7. Evaluación y revisión periódica del sistema.  

Más información: Guía de vigilancia e inteligencia del OVTT