Fuentes de información para la vigilancia tecnológica

Como estamos viendo, en el entorno actual existe una interrelación muy estrecha entre información y competitividad, que las organizaciones han de aprender a gestionar eficientemente para mejorar su productividad y capacidad de diferenciación e innovación en el mercado. Esto hace necesario dedicar esfuerzos a la creación de un sistema de vigilancia tecnológica e inteligencia competitiva en la organización, como pudimos ver en el módulo 3 de #MoocVT 1. Este sistema ha de permitirnos ser capaces de identificar lo que necesitamos conocer, recolectar información relevante sobre ello y ayudarnos a explotar esos resultados en conocimiento útil para la toma de decisiones. 

Para ello, el primer paso reside en atender a las fuentes de información, saber qué son y aplicar aquellos instrumentos que nos ayuden a sacar el máximo provecho de éstas para dar respuesta a nuestros objetivos con el sistema. 

En este sentido, hay que tener en cuenta varias apreciaciones preliminares: 

• Es vital detectar y analizar cuáles son las necesidades de información que se pueden encontrar en una organización. 
• Las organizaciones no sólo deben controlar su información interna, sino también vigilar el entorno externo más próximo, formado por clientes, empleados, competidores, proveedores, distribuidores, asociaciones, sindicatos, administración pública, etc.; así como atender al entorno remoto de influencia en ámbitos como el económico, social, político, tecnológico y legal. 
• Resulta imposible llevar a cabo una recopilación exhaustiva y documentada de todas las fuentes de información accesibles y de interés para las prioridades de nuestra organización.

Para atender a esta complejidad que presenta el tema de las fuentes de información, resulta muy importante conocer y comprender una serie de definiciones operativas sobre su definición y clasificación. 

Qué es una fuente de información: 

Las fuentes de información se definen como instrumentos para el conocimiento, búsqueda y acceso a la información, expresados como todos aquellos recursos que contienen datos formales, informales, escritos, orales o multimedia. 

Qué tipos de fuentes de información existen: 

Existen múltiples tipos de fuentes de información, puesto que éstas se clasifican atendiendo a diferentes puntos de vista, como primarias, secundarias y terciarias; formales e informales; gratuitas y de pago; visible e invisibles; estructuradas y no estructuradas.

• Fuentes de información primarias: aquella que contiene información original, que ha sido publicada por primera vez y que todavía no ha sido filtrada, procesada o evaluada por nadie. Generalmente, son resultado de una investigación o una actividad creativa. Ejemplos de documentos primarios son: Noticias, Artículos Científicos, Patentes, Tesis, Informes, Normativa, etc., tanto de instituciones públicas o privadas. También se puede incluir aquellas procedentes de personas y contactos fuera de la organización que nos trasladan alguna información crítica.
• Fuentes de información secundaria: aquella que contiene información organizada, elaborada, producto de análisis, extracción o reorganización que refiere a documentos primarios y originales. Ejemplos de fuentes secundarias son: Bases de datos, directorios, artículos que interpretan otros trabajos o investigaciones, etc.
• Fuentes de información terciaria: aquella que contiene guías, físicas o virtuales, sobre fuentes secundarias. Ejemplos de fuentes terciarias son: catálogos bibliotecarios, bibliografías, etc. 
• Fuentes de información formal: aquella que contiene información de carácter secundario que han sido registradas en una base de datos a través de varios campos y que pueden ser tratados y explotados fácilmente.
• Fuentes de información informal: aquella que tienen su origen en las conversaciones o negociaciones con clientes, proveedores, etc.  y en ocasiones son de alto valor, porque tienen mucha relación con nuestros productos o muestran la estrategia de los competidores, entre otros. Entre las principales fuentes informales se hallan: fuentes internas de la empresa: trabajadores, colaboradores, becarios; socios; proveedores; clientes; empresas subcontratadas; competidores; inversores; ferias, exposiciones, exhibiciones; congresos, seminarios, jornadas; misiones empresariales; comités y asociaciones empresariales; etc. Éstas exigen para su utilización no sólo su recogida, sino la estructuración y formalización de los datos para delimitar su fiabilidad y ayudar a su explotación. 
• Fuentes de información invisible: correspondiente a aquella información en Internet que no está indexada por los motores de búsqueda, y por tanto es difícil de recopilar. Por ejemplo, bases de datos accesibles por Internet, que son interrogables mediante formularios, y generan páginas dinámicas con cada pregunta. Los buscadores no pueden entrar en ellas.
• Fuentes de información visibles: todas aquellas que son indexadas por los robots de búsqueda.
• Fuentes de información estructurada: desde el punto de vista del formato de presentación, son aquellas que disponen de un registro bibliográfico muy bien establecido, con muchos campos sobre la información que contienen. Por ejemplo una patente. 
• Fuentes de información no estructurada: aquella procedente de formatos diversos como texto, vídeos, audio, imágenes etc. sin conexión entre si. Por ejemplo documentos, páginas web, servicios de suscripciones, etc. resultado de un proceso de navegación aislado. 

Qué fuentes de información son importantes para la vigilancia tecnológica:  

Las fuentes de información más relevantes para captar señales del entorno sobre tecnología e innovación, susceptibles de ser procesadas y transformadas en conocimiento útil para la toma de decisiones, pueden ser: 

• Patentes. 
• Publicaciones y artículos científicos. 
• Grupos de investigación. 
• Ofertas y demandas tecnológicas (Marketplace, Carteras tecnológicas, etc.). 
• Ferias y congresos.
• Recursos educativos abiertos. 
• Normativa y legislación. 
• Contrataciones y licitaciones. 
• Convocatorias y ayudas. 
• Proyectos innovadores. 
• Buenas prácticas y casos de éxito. 
• Contactos y colaboradores. 

Un dato: 

Las patentes son una de las principales fuentes de información en la práctica de la Vigilancia Tecnológica. El 70% de la literatura sobre tecnología se hace solo a través de patentes. Éstas proporcionan a la organización una información relevante, detallada y anticipatoria sobre la aparición de nuevos productos o tecnologías en el mercado. Además, son documentos normalizados a nivel internacional.

Criterios para la selección de fuentes de información: 

Tan importante es conocer la diversidad de fuentes de información existente como adoptar criterios para evaluar su pertinencia y guiar el proceso de selección de fuentes de información a partir de las necesidades de información identificadas. Estos criterios son múltiples, entre los que destacan: 

• Grado de pertinencia para responder a nuestras preguntas. 
• Grado de síntesis, precisión, claridad. 
• Grado de fiabilidad y objetividad. 
• Grado de actualización o desfase. 
• Grado de valor añadido aportado. 
• Cobertura geográfica.
• Cobertura temática. 
• Origen de la fuente. 
• Idioma. 
• Grado de accesibilidad (confidencial, solo para asociados, mediante pago, acceso libre, etc.) 
• Precio (gratis, cuota fija, variable según uso).  

Por último, las principales ventajas de aplicar esta metodología de identificación y selección de fuentes es que permiten a la organización eliminar ruido, escoger aquellas fuentes de mayor calidad atendiendo a las necesidades de información identificadas.

Para más información visitar: 

• E-intelligent (2014). ¿Qué son las fuentes formales e informales en vigilancia tecnológica?. ver