Recomendaciones para el éxito en el despliegue de los sistemas de vigilancia e inteligencia

Implantar un sistema de vigilancia e inteligencia dentro de una organización exige al menos organizar dos niveles de acción: un grupo de personas con un proceso claro de vigilancia e inteligencia y un sistema informático que soporte dicho proceso.

En este sentido, las empresas habitúan a mostrar dos tipos de deficiencias al respecto:

1. Cultural/organizativa: Las empresas con estructuras y estilos de gestión muy jerárquicos, por departamentos estancos, impiden la compartición de la información. Interesa que las empresas se reorganicen en estructuras más planas, que favorezcan una cultura más colaborativa. Es muy importante incorporar la gestión por procesos, creando grupos de trabajo con personas de diversos departamentos.  Las empresas que disponen de sistemas de gestión de la calidad y gestionan procesos ya han recorrido la mitad del camino.
2. Gestión de la información: Interesa que las personas adquieran más  capacidades para buscar, filtrar y analizar las informaciones, de modo que sean más ágiles en su tratamiento.

La forma correcta de proceder es que la dirección general de la empresa ponga en marcha el sistema de vigilancia e inteligencia con un enfoque estratégico. En el Plan Estratégico se define la importancia real de cada reto de la organización y ahí se deben graduar los esfuerzos de cada departamento.

Esta idea refleja como, hoy en día, existe una evolución clara hacia el concepto global de Inteligencia Estratégica. Éste pretende aunar todos los enfoques estratégicos de la inteligencia, desde perspectivas enfocadas a la tecnológica (vigilando la tecnología para generar innovaciones), el marketing  (vigilando la evolución del mercado/clientes para adelantarnos a sus necesidades), la reglamentaria, etc. Cada una de estas inteligencias son parciales. Por ello, el máximo valor del proceso de vigilancia e inteligencia se logra monitorizando y analizando el cumplimiento de la estrategia de la organización, escrita en el Plan Estratégico.

 ¿Qué puede hacer fracasar el proceso de vigilancia e inteligencia?:
Los sistemas de vigilancia e inteligencia pueden fallar por muchas razones. Una de las principales es la falta de apoyo o compromiso de la dirección. Si el propio gerente no está convencido de sus ventajas y no ve su necesidad, está claro que dicho sistema no tiene futuro.

Una vez puesto en marcha, los problemas pueden venir de un enfoque o diseño erróneo del sistema o bien de una rigidez excesiva del mismo, que dificulte su actualización. Es importante que el sistema de vigilancia e inteligencia se plantee correctamente tras una correcta reflexión, enfocándolo para ayudar a conseguir los retos estratégicos de la organización. Pero también es muy importante que este tipo de sistemas tenga mecanismos de puntuación o priorización, de modo que pueda evolucionar con el tiempo, que permita reclasificar las prioridades, eliminar las obsoletas, añadir otras nuevas, etc. Esto garantiza su actualización y su permanencia en el tiempo.

También es muy básico que haya un responsable o dinamizador del Sistema de vigilancia e inteligencia. Es el “dueño del procedimiento” y va a asegurarse de que el sistema no se pare ante el menor problema. El dinamizador del Sistema de vigilancia e inteligencia debe tener el apoyo de dirección para poder solucionar las incidencias detectadas. Es básico que haya un presupuesto para hacer frente a incidencias o mejoras del sistema: software, hardware, fuentes de información, formación, etc.

Otra razón básica que impide el funcionamiento de un sistema de vigilancia e inteligencia es la falta de cultura colaborativa. Los sistemas de vigilancia e inteligencia requieren que las personas participen, que la información fluya, que se comente, que se debata sobre las informaciones, que se identifiquen los datos más importantes y que todas las personas implicadas traten de aportar valor y generar nuevas ideas. Estos sistemas son muy complicados de mantener si no existe suficiente cultura de trabajar en grupo y de compartir información. De nada sirve la tecnología si no hay voluntad de usarla.

Es muy importante asumir que cada persona de la organización es un experto en su área y debe transmitir a los demás lo que –en función de su experiencia- considera relevante del entorno, aportando valor y complementando lo que otros han detectado. Sólo de este modo se logra una visión global y compartida de lo que ocurre en el entorno. En este momento es cuando se puede decir que la organización aprende y evoluciona.

Por último, puede haber un problema derivado de la falta de capacidades en gestión de la información y habilidades digitales. Este problema se soluciona con cursos de formación y con la práctica.

Más información: Guía de vigilancia e inteligencia del OVTT